Municipalité du district de Clare
RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL
Mercredi 6 septembre 2023 à 19 h
Réunion tenue au 1185, route 1, Petit-Ruisseau (Nouvelle-Écosse)
PRÉSENTS : Conseil : préfet Yvon LeBlanc, sous-préfet Eric Pothier, conseillers Nil Doucet, Danny Hill, Philippe Gaudet, Carl Deveau, Brian Comeau et Nadine Comeau
Personnel : DG Stephane Cyr, adjointe exécutive Ashley Hanks, agente de communication Anique Dugas et directrice des finances Ginette Cheff
Présentateurs : David Cvet, Atalanta Hospice Society
ABSENT :
1) Appel à l’ordre
Le préfet appelle la réunion à l’ordre à 19 h.
2) Adoption de l’ordre du jour
Le DG demande que le point suivant soit ajouté à l’ordre du jour :
- 7.15 Boule acadienne – réaffectation de fonds
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Carl Deveau que l’ordre du jour proposé soit approuvé avec l’ajout susmentionné.
MOTION ADOPTÉE
3) Déclaration de conflit d’intérêts
Aucune déclaration n’est faite.
4) Présentations
4.1 Initiative Fundy Hospice – David Cvet, Atalanta Hospice Society
David Cvet présente l’initiative Fundy Hospice de la Atalanta Hospice Society (
voir la présentation ci-jointe).
5) Rapports des employé(e)s
5.1 Mise à jour financière – directrice des finances Ginette Cheff
La directrice des finances présente un aperçu de la situation financière de la Municipalité (voir le rapport ci-joint).
6) Affaires découlant des réunions précédentes
Aucune.
7) Nouvelles affaires
7.1 Appel d’offres – pompes à chaleur – approvisionnement et installation au hub culturel
Présentement, le hub culturel est chauffé au moyen de plinthes chauffantes. La proposition de passer à des pompes à chaleur est considérée comme plus écologique, plus économique et une amélioration nécessaire pour le confort des locataires (c.-à-d. la disponibilité de la climatisation).
Malgré le fait que l’appel d’offres a été annoncé dans nos voies traditionnelles, Acadian Refrigeration Ltd. (basé à Comeauville) a été le seul soumissionnaire. Dans l’appel d’offres, on demandait aux soumissionnaires de diviser leurs soumissions entre le premier et le deuxième étage, en sachant qu’il s’agit d’un bâtiment âgé et que chaque étage pourrait avoir des besoins différents.
Un total de 30 000 $ de la taxe sur l’essence a été inclus dans le budget d’immobilisations de cette année pour ce projet, d’après le rapport préparé par NS Efficiency. Malheureusement, ce rapport n’a pas pris en considération le fait que le bâtiment n’a pas de conduit de chauffage. Cela étant dit, la soumission d’Acadian Refrigeration a été présentée comme suit :
- 16 398 $ pour le premier étage – 4 pompes à chaleur bi-blocs, plus efficaces que les plinthes chauffantes actuelles, aucun besoin de conduits ou de registres coupe-feu.
- 38 301 $ pour le deuxième étage – grande unité commerciale dans le grenier avec des conduits à CIFA et à GSO comportant un appareil de chauffage électrique en complément, qui permettra d’enlever certaines plinthes chauffantes (sinon toutes) au deuxième étage.
Le total pour les deux étages s’élève à 54 699 $. Toutefois, NS Efficiency a confirmé que la Municipalité est préapprouvée pour un rabais de 14 224 $, ce qui porte le montant total à payer pour ce projet à 40 475 $. La TVH n’est pas un facteur puisque la Municipalité reçoit un remboursement de 100 % dans ce cas.
Par conséquent, le DG recommande au conseil d’aller de l’avant et d’accepter la soumission d’Acadian Refrigeration Ltd. La Municipalité a les fonds dans sa réserve de la taxe sur l’essence, et si les travaux sont réalisés maintenant, l’ensemble de ce petit projet pourra être mené au cours du présent exercice financier, au lieu de s’échelonner sur deux exercices (ou plus), ce qui risquerait une nouvelle augmentation des prix ou le mécontentement des locataires. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante :
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la soumission d’Acadian Refrigeration Ltd. pour l’approvisionnement et l’installation des pompes à chaleur au hub culturel au montant de 54 699 $ plus la TVH, et que ces fonds soient pris de la réserve du Fonds pour le développement des collectivités du Canada de la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE
7.2 Demande de propositions – services de gestion de projet – extension du réseau d'égouts au chemin Sunset
Dans le cadre de sa contribution financière à ce projet, Infrastructure Canada exige que la Municipalité embauche un gestionnaire de projet externe. Il s’agit d’une clause standard qui s’applique à tous les bénéficiaires de financement. Cela dit, la Municipalité a lancé un appel d’offres pour des services de gestion de projet, lequel a pris fin le 25 août 2023. Au total, 7 soumissions ont été reçues. Après avoir examiné les soumissions, le DG recommande que le conseil accepte celle de Grey Cardinal Management Inc. au montant de 31 524 $ plus la TVH. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la proposition de Gray Cardinal Management Inc. pour les services de gestion de projet pour l’extension du réseau d'égouts au chemin Sunset au montant de 31 524 $ plus la TVH.
MOTION ADOPTÉE
7.3 Lettre d’appui – Société nationale de l’Acadie
Le 30 août 2023, le préfet et le DG ont rencontré le consul général de la France et des représentants de la Société nationale de l’Acadie (SNA). Durant cette réunion, la SNA a parlé de la décision récente de Patrimoine canadien d’arrêter son soutien financier à la Fête nationale de l’Acadie. Traditionnellement, la SNA recevait 500 000 $ de Patrimoine canadien pour cette célébration, dont une portion (environ 50 %) était utilisée pour financer un événement de marque et le reste était distribué aux communautés acadiennes individuelles pour les aider à financer leurs propres événements ou célébrations. La SNA exprime très clairement son opposition par rapport à cette décision, et a demandé une lettre du conseil pour appuyer ses efforts à rétablir ce financement. Le conseil accepte cette demande et fait la motion suivante pour la recommandation :
Il est PROPOSÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier et APPUYÉ PAR le conseiller Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d'envoyer une lettre à la ministre du Patrimoine canadien lui demandant de rétablir de façon permanente le fonds Le Canada en fête (500 000 $) pour appuyer la Fête nationale de l'Acadie et les événements acadiens partout au pays.
MOTION ADOPTÉE
7.4 Radiation de l’impôt foncier – NIP 30039101
Il y avait deux maisons sur le NIP 30039101. La plus petite maison a récemment été démolie, et la plus grande est à vendre. Afin de bien mettre à jour le compte d’impôt pour les acheteurs, les vendeurs ont demandé au conseil de radier le montant impayé lié à la petite maison, puisqu’elle a été ajoutée au compte après sa démolition. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de radier les impôts pour le NIP 30039101 au montant de 434,73 $.
MOTION ADOPTÉE
7.5 Accord d’échange de services municipaux – provinciaux
Le DG informe le conseil de l’accord d’échange de services municipaux proposé qui est actuellement négocié entre la NSFM et la province de la Nouvelle-Écosse. À première vue, l’accord proposé – qui inclut une augmentation de la subvention pour la capacité financière des municipalités, un nouvel accès à du financement pour infrastructures et des économies importantes liées aux services correctionnels et au logement – semble être une mesure positive pour la Municipalité. Cela dit, la discussion sur le financement des routes est en cours et a généré beaucoup d’intérêt et certaines préoccupations pour des municipalités de la province. Le DG continuera d’informer le conseil sur le processus de négociation.
7.6 Demande de financement – Musée du moulin de Bangor
Le DG fait la lecture d’une lettre du Musée du moulin de Bangor (voir la lettre ci-jointe). Le conseil voit l’importance dans ce projet et fait la motion suivante pour la recommandation :
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR le conseiller Brian Comeau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d'accorder 10 000 $ supplémentaires à la Bangor Development Commission pour les réparations nécessaires au barrage, et que ces fonds soient pris du programme de financement Octrois aux organisations 2023-2024 de la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE
7.7 Approbation du financement – pompe à chaleur, salle du conseil
L’ancien équipement audiovisuel de la salle du conseil a dû être remplacé. Le système surchauffait puisque l’air dans la pièce ne circulait que très peu, voire pas du tout. Afin d’éviter cette même situation avec le nouveau système audiovisuel, le fournisseur de la Municipalité a fortement recommandé qu’une pompe à chaleur soit installée pour mieux réguler la température et la circulation de l’air. Une estimation des coûts a été demandée des fournisseurs locaux, et une seule entreprise, Acadian Refrigeration Ltd., a donné un prix. Puisqu’une pompe à chaleur est nécessaire pour protéger l’investissement d’envergure de la Municipalité dans le nouvel équipement audiovisuel, la DG recommande d’accepter le prix d’Acadian Refrigeration Ltd. au montant de 4 982 $ plus la TVH. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la proposition d’Acadian Refrigeration Ltd. pour l’approvisionnement et l’installation d’une pompe à chaleur dans la salle du conseil au montant de 4 982 $ plus la TVH, et que ces fonds soient pris de la réserve de capital de la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE
7.8 Station de traitement des eaux usées de Meteghan
La station de traitement des eaux usées de Meteghan a été frappée par la foudre. Bien que la station demeure opérationnelle, plusieurs composantes ont été endommagées et doivent être remplacées. Le personnel est en train d’évaluer l’ampleur des dommages. Le DG informera le conseil de l’ampleur exacte des dommages, y compris le coût des réparations, une fois que ces détails seront connus.
7.9 Demande de propositions – vidéographie pour le Gran Fondo Baie Sainte-Marie 2023
Une DDP a été lancée pour des services de vidéographie pour le Gran Fondo Baie Sainte-Marie. Au total, 10 soumissions ont été reçues. Après un examen attentif des soumissions, le personnel et le DG recommandent au conseil d’accepter la proposition de Ghostjunk Studios au montant de 6 000 $ plus la TVH. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :
Il est PROPOSÉ PAR la conseillère Nadine Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la proposition de Ghostjunk Studios pour la vidéographie du Gran Fondo Baie Sainte-Marie 2023 au montant de 6 000 $ plus la TVH.
MOTION ADOPTÉE
7.10 Demande de propositions – recherche pour des panneaux d'interprétation
Une DDP a été lancée pour un travail de recherche qui servira à développer le contenu de 40 panneaux interprétatifs, dans le cadre du projet de développement du tourisme acadien de Clare et Argyle. Le budget pour ce projet de recherche et développement du contenu est de 15 000 $. Denise Saulnier Design a soumis la seule proposition en réponse à cette DDP, pour un montant de 14 750 $ plus la TVH. Après avoir examiné la soumission, le personnel et le DG recommandent au conseil d’accepter la proposition de Denise Saulnier Design, sous réserve de la confirmation du financement du projet. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la proposition de Denise Saulnier Designs pour la recherche des panneaux interprétatifs, dans le cadre du projet de développement du tourisme acadien de Clare et Argyle, au montant de 14 750 $ plus la TVH.
MOTION ADOPTÉE
7.11 Demande de propositions – conception de panneaux d’interprétation
Une DDP a été lancée pour la conception de 40 panneaux interprétatifs, dans le cadre du projet de développement du tourisme acadien de Clare et Argyle. Le budget pour ce travail de conception est de 40 000 $. Au total, sept soumissions ont été reçues. Après avoir examiné attentivement les soumissions, le personnel et le DG recommandent au conseil d’accepter la proposition de Chris Abbott pour le montant de 36 859 $, sous réserve de la confirmation du financement du projet. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :
Il est PROPOSÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier et APPUYÉ PAR le conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la proposition de Chris Abbott pour la conception des panneaux interprétatifs, dans le cadre du projet de développement du tourisme acadien de Clare et Argyle, au montant de 36 859 $.
MOTION ADOPTÉE
7.12 Demande de propositions – tournage et production de capsules vidéo
Une DDP a été lancée pour le tournage et la production de 40 capsules vidéo, dans le cadre du projet de développement du tourisme acadien de Clare et Argyle. Le budget pour ce travail est de 41 000 $. Au total, 18 soumissions ont été reçues. Après avoir examiné attentivement les soumissions, le personnel et le DG recommandent au conseil d’accepter la proposition de Greenlight Studios Ltd. pour le montant de 32 000 $ plus la TVH, sous réserve de la confirmation du financement du projet. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la proposition de Greenlight Studios Ltd. pour le tournage et la production de capsules vidéo, dans le cadre du projet de développement du tourisme acadien de Clare et Argyle, au montant de 32 000 $ plus la TVH.
MOTION ADOPTÉE
7.13 Appel d’offres – élimination des biosolides, station de traitement des eaux usées de Meteghan
La station de traitement des eaux usées de Meteghan utilise des géotubes dans son processus de traitement. Une fois que les géotubes sont pleins, ils sont transportés à la station de transfert de la Municipalité pour être vidés. À cette fin, un appel d’offres a été lancé pour l’élimination des biosolides. Au total, trois soumissions ont été reçues. Après avoir examiné les soumissions, le DG et le superviseur des travaux publics recommandent au conseil d’accepter la soumission de Spec Resources Inc. pour le montant de 5 100 $ plus la TVH. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la proposition de Spec Resources Inc. pour l’élimination des biosolides au montant de 5 100 $ plus la TVH.
MOTION ADOPTÉE
7.14 Lettre d’appui – Clare Bluegrass Association
La Clare Bluegrass Association va présenter une demande de financement au programme Nouveaux horizons pour les aînés pour l’achat de nouvelles toilettes portatives et d’une voiturette de golf pour six personnes pour transporter les personnes à mobilité réduite. Dans le cadre de sa demande, l’association demande une lettre d’appui de la Municipalité. Comme en témoigne le soutien accordé par le passé à l’organisation, le conseil appuie fortement la Clare Bluegrass Association, et fait la motion suivante pour la recommandation :
Il est PROPOSÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d'envoyer une lettre à la Clare Bluegrass Association pour appuyer sa demande au programme Nouveaux Horizons pour les aînés.
MOTION ADOPTÉE
7.15 Boule acadienne – réaffectation de fonds
Boule acadienne avait reçu 1 529 $ pour l’entretien du terrain de pétanque à l’Anse-des-Belliveau. Cependant, plutôt que d’utiliser ces fonds, le club a pu compléter les travaux nécessaires grâce à des dons et à des contributions en nature. Cela étant le cas, Boule acadienne demande au conseil de réaffecter le financement de 1 529 $ pour permettre au club d’acheter de l’équipement (c.-à-d. 10 trousses) qui pourrait être utilisé pour jouer à la pétanque à l’intérieur (c.-à-d. dans les gymnases des écoles, les centres communautaires, etc.), ce qui prolongerait la saison et susciterait un plus grand intérêt pour le sport. Le conseil appuie la réaffectation des fonds proposée et fait la motion suivante pour la recommandation :
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’autoriser le club de pétanque, la Boule acadienne, à réaffecter le financement municipal de 1 529 $ accordé antérieurement à l'achat d'équipement de pétanque intérieure.
MOTION ADOPTÉE
8) Questions et commentaires du public
Des représentants du moulin de Bangor remercient le conseil pour son appui et l’informe d’une collecte de fonds qui aura lieu le 24 septembre ainsi que d’un souper qui aura lieu le 24 octobre au profit du moulin.
9) Session à huis clos
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE
Sujets discutés :
9.1 Négociations contractuelles
9.2 Acquisition et vente de propriété municipale
9.3 Questions relatives au personnel
Il est PROPOSÉ PAR la conseillère Nadine Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE
Il est PROPOSÉ PAR la conseillère Nadine Comeau et APPUYÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’envoyer une lettre à l’honorable Tory Rushton, ministre des Ressources naturelles et des Énergies renouvelables, demandant respectueusement la cession du parc provincial Le Fourneau de la province de la Nouvelle-Écosse à la Municipalité de Clare.
MOTION ADOPTÉE
10) Date et heure de la prochaine réunion du comité du conseil
La prochaine réunion du comité du conseil aura lieu le mercredi 4 octobre 2023 à 19 h.
11) Levée de la séance
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet de lever la séance à 21 h 35.
Soumis par :
Ashley Hanks,
adjointe exécutive