Municipalité du district de Clare
RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL
Mercredi 5 juillet 2023 à 19 h
Réunion tenue au 1185, route 1, Petit-Ruisseau (Nouvelle-Écosse)

PRÉSENTS : Conseil : préfet Yvon LeBlanc, sous-préfet Eric Pothier, conseillers Nil Doucet, Danny Hill, Philippe Gaudet et Nadine Comeau
Personnel : DG Stephane Cyr, adjointe exécutive Ashley Hanks, agente de communication Anique Dugas et directrice des finances Ginette Cheff
Présentateurs :

ABSENTS : conseillers Carl Deveau et Brian Comeau

1) Appel à l’ordre
Le préfet appelle la réunion à l’ordre à 19 h.

2) Adoption de l’ordre du jour
Le DG demande que le point suivant soit ajouté à l’ordre du jour :

• 7.6 Appel d’offres – installation d'une conduite d'égout de 2 po par forage horizontal

Il est PROPOSÉ PAR la conseillère Nadine Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que l’ordre du jour proposé soit approuvé avec l’ajout susmentionné. 
MOTION ADOPTÉE

3) Déclaration de conflit d’intérêts
Aucune déclaration n’est faite.

4) Présentations
Aucune.

5) Rapports des employé(e)s  
5.1 Mise à jour financière – directrice des finances Ginette Cheff
La directrice des finances présente un aperçu de la situation financière de la Municipalité (voir le rapport ci-joint). 

6) Affaires découlant des réunions précédentes
Aucune.

7) Nouvelles affaires
7.1 Demande de propositions – stratégie de planification municipale et arrêté sur l’utilisation des terrains
Pour se conformer aux nouvelles exigences obligatoires de la province en matière de planification, le conseil municipal mène un effort de planification municipale conjointement avec la Municipalité du district de Shelburne. Des exercices de planification semblables menés ailleurs dans la province ont coûté de l’ordre de 250 000 $. Afin d’aider à compenser ces coûts, les municipalités de Clare et de Shelburne ont soumis une demande conjointe au ministère des Affaires municipales et du Logement de la Nouvelle-Écosse, dans le cadre de son programme d’innovation municipale, pour 75 % des coûts admissibles du projet (jusqu’à un maximum de 175 000 $). Les 25 % restants, c’est-à-dire 75 000 $, seront partagés à parts égales entre les deux municipalités participantes. Puisqu’aucune des deux municipalités n’a un planificateur municipal dans son équipe, l’approche proposée semble être la plus efficace et la plus économique pour respecter les exigences. À cette fin, les municipalités ont lancé une demande de propositions. Au total, quatre soumissions ont été reçues. À la suite de l’examen de ces soumissions par le DG et la directrice du développement communautaire et d’une discussion avec la Municipalité du district de Shelburne, il est recommandé au conseil d’accepter la soumission de Stantec au montant de 181 129 $ plus TVH. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la proposition de Stantec pour la stratégie de planification municipale et l’arrêté sur l’utilisation des terrains au montant de 181 129 $ plus la TVH.
MOTION ADOPTÉE

7.2 Plan d’investissement en capital 2023-2028
Le DG présente le plan quinquennal d’investissement en capital proposé de la Municipalité (2023-2028) pour examen et considération par le conseil.

Ce document annuel doit être approuvé par une motion du conseil et soumis à la province de la Nouvelle-Écosse au plus tard le 30 septembre 2023. Le plan pourra être modifié si de nouvelles occasions de projets se présentent ou si une décision est prise de ne plus aller de l’avant avec un projet spécifique. Le conseil appuie le plan proposé. Quelques changements mineurs y seront apportés, et une motion officielle pour accepter le plan sera faite à la réunion du conseil du 19 juillet.

7.3 Parc du lac Wentworth
Par suite de l’appel d’offres pour l'amélioration du stationnement et des sentiers du parc du lac Wentworth, deux soumissions ont été reçues. Malheureusement, les deux soumissions dépassent largement le budget du projet. Afin de faire avancer le projet assez rapidement, le DG et le personnel ont collaboré avec le soumissionnaire le plus bas, Deveau’s Dirtworks Ltd., pour identifier des façons d’économiser sur les coûts sans sacrifier les éléments livrables du projet. Trois options ont été proposées pour examen par le conseil. Puisque le reste de la discussion concerne des négociations contractuelles, le DG demande qu’elle ait lieu à huis clos. Le conseil est d’accord.

7.4 Don municipal – fonds We Rise Again – comté de Shelburne
Au lieu de feux d’artifice cette année, la Municipalité fera un don de 3 500 $ au fonds We Rise Again pour appuyer les personnes touchées par les feux de forêt dans le comté de Shelburne. Une motion est requise pour réaffecter cette somme. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de réaffecter son budget de feux d'artifice de 3 500 $ au fonds We Rise Again, afin de soutenir les personnes touchées par les feux de forêt dans le comté de Shelburne.
MOTION ADOPTÉE

7.5 Lettre – Société acadienne de Clare
La Société acadienne de Clare est en train de préparer une lettre qu’elle enverra à la ministre des Services communautaires pour demander que le sous-bureau de l’aide à l’emploi et au revenu / du bien-être des enfants et des jeunes, situé sur le chemin Peter Dugas, soit ouvert pendant les heures normales de travail avec du personnel bilingue. À l’heure actuelle, le bureau est ouvert sur rendez-vous seulement et n’offre pas toujours des services en français. Le conseil a déjà envoyé deux lettres à la ministre par rapport à cette même question. Une ébauche de la lettre proposée a été transmise au conseil pour examen. Le conseil fait quelques recommandations mineures. Le DG fera part de ces recommandations à la Société.

7.6 Appel d’offres – installation d'une conduite d'égout de 2 po par forage horizontal
L’appel d’offres susmentionné a été lancé par la Municipalité pour permettre à un nouveau projet de logement situé sur le chemin Peter Dugas de se connecter au système de traitement des eaux usées de la Municipalité. Au total, deux soumissions ont été reçues. Après avoir examiné les soumissions, le DG et le superviseur des travaux publics recommandent que le contrat soit accordé à Split Pine Construction Ltd. au montant de 16 300 $ plus la TVH. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR la conseillère Nadine Comeau et APPUYÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la soumission de Split Pine Construction Ltd. pour l'installation d'une conduite d'égout sous pression de 2 po par forage horizontal sur le chemin Peter Dugas, au montant de 16 300 $ plus la TVH.
MOTION ADOPTÉE

8) Questions et commentaires du public
Aucun.

9) Session à huis clos
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

Sujet discuté :
9.1 Négociations contractuelles

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d'accorder le contrat pour l'amélioration du stationnement et des sentiers du parc du lac Wentworth à Deveau's Dirtworks Ltd, au montant de 222 150 $ plus la TVH, et que ces fonds soient pris de la réserve de capital de la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d'augmenter sa contribution au projet d'amélioration du stationnement et des sentiers du parc du lac Wentworth de 71 155 $ à 88 355 $, et que ces fonds additionnels soient pris de la réserve de capital de la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE

9) Date et heure de la prochaine réunion du comité du conseil
La prochaine réunion du comité du conseil aura lieu le mercredi 6 septembre 2023 à 19 h.

10) Levée de la séance
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet de lever la séance à 20 h 45.

Soumis par :
Ashley Hanks,
adjointe exécutive